La gestion de contenu est l'ensemble des concepts et outils visant à résoudre les problèmes de production de contenu des sites web. Elle cherche à intégrer de manière intelligente les différents acteurs du site et les différents supports de diffusion de l'information.

La gestion de contenu : pour qui et pourquoi ?

Pour mieux comprendre le rôle et les avantages de la gestion de contenu, il convient de s’intéresser à l’évolution du Web et plus particulièrement à la création des sites Web.

Les premiers sites Web ont été édités par des équipes scientifiques animées par le seul besoin de mettre en ligne des informations. Le style était austère, mais l’essentiel était présenté.

Puis, de plus en plus de passionnés se sont rués sur la manne du Web, y apportant leur touche de gaieté personnelle. Ils eurent rapidement besoin d’outils plus « visuels », d’où l’émergence de logiciels d’édition de pages HTML tels que Dreamweaver, FrontPage, etc. L’auteur du site (webmaster ou webmestre) était l’homme à tout faire du site, de la création à la maintenance, en passant par la mise à jour du contenu.

Les entreprises ont à leur tour jeté leur dévolu sur les fantastiques possibilités du Web, et ont confié à des spécialistes le soin de créer, maintenir et mettre à jour leur site. Le webmestre était entré dans l'entreprise, selon un mode de fonctionnement aux antipodes des concepts élémentaires de gestion d'une entreprise : le Web d'une entreprise était alors ultracentralisé.

Cependant, avec l’explosion du Web et la professionnalisation de l’activité de création de sites (start-ups, sites dynamiques, sites avec animations multimédia, sites de commerce, etc.), le webmestre est devenu victime de son succès. D'une part, la gestion des pages statiques pose rapidement de nombreux problèmes techniques dès que le site devient conséquent. D’autre part, le webmestre doit sans cesse se former aux nouvelles technologies, et il a de plus en plus affaire à des interlocuteurs, utilisateurs, clients ou partenaires financiers, qui ne maîtrisent pas le langage technique – et veulent encore moins en entendre parler. D’où le besoin, pour l’entreprise, d’adopter une démarche rationnelle pour la gestion de son site Web.

Face à cet environnement humain et technologique de plus en plus complexe, la nécessité de décentraliser la gestion des sites s’imposait. Que ce soit la charte graphique, la création, la maintenance, la mise à jour, l’évolution, tout doit pouvoir être géré, décidé, mis en oeuvre à différents niveaux et/ou par différentes personnes.

De là sont nés le concept de gestion de contenu et les systèmes de gestion de contenu.

Fonctionnalités d’un système de gestion de contenu

Les outils de gestion de contenu Web sont actuellement l'objet d'un fort engouement. Peu de projets Internet d’envergure sont envisagés aujourd’hui sans le recours à une solution intégrant des fonctionnalités de gestion de contenu.

Un système de gestion de contenu est généralement composé de modules fournissant des fonctionnalités de base sur lesquelles l’utilisateur développe ses applications. Les fonctionnalités essentielles définies par le concept à mesure que les produits du marché arrivent à maturité sont :

  • la gestion des utilisateurs et de leurs droits,
  • la création et l’édition de contenu,
  • le stockage du contenu,
  • les métadonnées (ensemble de propriétés décrivant le contenu),
  • la gestion de la qualité de l’information,
  • l'indexation et la recherche,
  • la gestion de l'interface utilisateur,
  • la syndication (regroupement d'informations provenant de différentes sources),
  • la gestion de configuration (gestion des versions du site).

En général, les fournisseurs de logiciels de gestion de contenu n’ont pas la solution complète intégrant toutes ces fonctionnalités. Souvent, ils ne sont spécialisés que sur certains aspects, et il faut associer leurs produits à des produits tiers. Le décideur se voit alors voué à un rôle de cuisinier ou d’alchimiste...

Un système de gestion de contenu fournit des » briques « que le programmeur peut assembler (en théorie) à sa guise, (en théorie toujours) avec une grande souplesse. Le programmeur est très souvent soumis à des choix de compromis. Généralement, plus un module est énérique (c'est-à-dire plus il répond à un grand nombre de besoins) et plus il est compliqué à configurer pour un besoin particulier. Inversement, plus un module est simple, plus il est spécialisé, et moins il offre de souplesse.

Les domaines d’application

La gestion de contenu permet d’industrialiser la mise en œuvre des sites web ayant des contraintes fortes : forte audience, mise à jour fréquente du contenu, sécurité à base de rôles, temps de téléchargement des pages, contenu multimédia, transactions commerciales, etc.

Parmi les applications typiques d’un système de gestion de contenu, on peut citer : le site éditorial, la communauté en ligne, et les bases de connaissances.

Sites éditoriaux

C’est le genre de site le plus répandu sur le web du fait de sa nature de média partagé. Le site éditorial permet à un individu ou à un groupe d’individus de se positionner comme source d’information, infomédiaire, ou veilleur sur des sujets spécifiques. Il se présente sous différentes formes selon le modèle économique, l’objectif visé par le créateur, et la tendance du moment.

Les sites éditoriaux les plus fréquemment rencontrés sont les portails d’information tels que News.com ou ZDNet, les journaux en ligne tels que le Lemonde.fr, et les webillards ou weblogs . Ces derniers, bien que soumis à des contraintes différentes de celles du monde industriel, sont actuellement très populaires dans le monde des sites personnels et du journalisme amateur.

Communautés en ligne

Une communauté en ligne réunit des internautes qui partagent des centres d’intérêt d’ordre général ou professionnel, en leur offrant la possibilité de contribuer des informations sous forme d’articles, et d’alerter la communauté sur des informations vues ailleurs sur le web. Un espace de forum permet aux membres de la communauté de réagir pour donner leur avis sur les contributions ou compléter l'information.

La politique éditoriale choisie par les créateurs du site détermine s’il est « modéré » ou pas. S’il est modéré, un responsable appelé modérateur est averti lors de l’arrivée d’une nouvelle contribution, et après lecture celui-ci décide de valider ou non sa publication. Si le site n’est pas modéré, le contenu est accepté d'office et donc visible dès sa publication par le contributeur. Cette démarche induit tous les risques liés aux habituels débordements humains… Un système non-modéré n’est donc pas pour autant un système anarchique : un responsable doit toujours pouvoir intervenir sur un contenu pour l’ôter de la vue du public si besoin est.

Bases de connaissances

Il s’agit ici d’applications intranet ou extranet permettant de capitaliser l’information et le savoir-faire au sein de l’entreprise : idées, documentation, procédures, etc. Cette capitalisation doit se faire de manière structurée et cohérente. De fait, elle requiert des technologies capables de gérer des informations aussi bien structurées que non structurées. D’autre part, ces technologies doivent être au service des employées qui sont à l’origine de ce capital, en étant flexibles, simples d’utilisation et en aidant à valoriser leur travail.

De l’intérêt des systèmes de gestion de contenu

La gestion de contenu vise principalement à apporter une réponse aux problèmes suivants : les goulots d’étranglement de la production Web, le manque d’implication des utilisateurs, les risques d’erreur et la qualité de l’information.

Eliminer les goulots d’étranglement de la production web

Traditionnellement, la maintenance et la mise à jour du contenu reposent sur un ou deux individus, chargés de l’administration du site et seuls à disposer des compétences techniques requises. Ceux-ci se retrouvent vite débordés et la mise à jour du site retardée. La gestion de contenu permet à n'importe quel membre d'une organisation ou d’une communauté de mettre en ligne de l'information sans difficulté technique. Á cette fin, la personne se contente de saisir des contenus, généralement via un formulaire. La force d’un système de gestion de contenu efficace est telle que, dans l’idéal, les différents intervenants n’ont pas à se rencontrer ou, mieux, ne se connaissent même pas.

Faciliter la production de contenu

D’une part, la publication du contenu ne doit nécessiter qu’un simple navigateur web. Ainsi le producteur de contenu peut publier ses informations sur le site de partout et à tout moment. Ceci est indispensable dans le cas des entreprises où les équipes sont éclatées, et travaillent à distance ou avec des horaires décalés.

L’outil de publication du contenu doit d’autre part permettre d’injecter des documents produits avec les outils bureautiques quotidiens, quitte à automatiser les conversions de format nécessaires. Le contenu produit par un utilisateur est stocké dans une base de données. Il est ainsi accessible et modifiable par les utilisateurs autorisés, et manipulable par tous les moyens de traitement informatique, et peut être distribué sur d’autres serveurs par un mécanisme de réplication ou de syndication .

Organiser la production de contenu

La complexité de la production de contenu crée non seulement des goulots d’étranglement qui handicapent l’entreprise, mais également décourage l’implication des employés, clients, et partenaires, fournisseurs potentiels de contenu à valeur ajoutée. Grâce à la gestion de contenu, tout collaborateur de l’entreprise, détenteur d’information, peut, à l’intérieur de son périmètre de responsabilité, produire son contenu sur le site, sans empiéter sur le travail de son collègue, pair ou partenaire. Tous les maillons de l’organisation participent ainsi à la vie de « l’entreprise virtuelle » avec un certain degré d’autonomie. Il en découle une valorisation du travail des collaborateurs et, par conséquent, des gains en productivité et en opportunités commerciales pour l’entreprise.

Gérer la qualité de l’information

La production manuelle de documents HTML par un webmestre, qui ne connaît pas tous les aspects du métier liés au contenu, augmente les risques d’erreur. Tout comme dans une entreprise, la diffusion d’un rapport non validé, ou validé par des personnes non-habilitées peut conduire à des catastrophes.

La gestion de contenu permet aux informations mises en ligne de suivre un circuit de validation qui réduit les risques d’erreur de publication. On peut ainsi rejeter un contenu afin qu’il soit corrigé puis soumis à nouveau à validation. D’autre part, il est toujours possible de commenter un contenu afin d’y ajouter des informations complémentaires ou d’élargir son contexte.

D’autres fonctions importantes liées à la qualité de l’information sont la normalisation des gabarits de pages, le suivi de la validité des documents dans le temps, la possibilité de retour en arrière, et l’archivage automatique. Ces fonctions sont autant de garanties d’une meilleure expérience utilisateur, facteur bénéfique pour l’audience du site.

Fournir une interface utilisateur configurable

Un aspect important des sites Web modernes est la manière dont les fonctionnalités de présentation et de navigation sont mises en œuvre. A partir du moment où le site s’adresse à un public large et diversifié, souvent international, la mise en œuvre de la charte graphique et la gestion de l’interface utilisateur ne peuvent plus être pris à la légère. Un nouveau métier, celui de spécialiste « utilisabilité  » (usability), couvrant les aspects graphiques et ergonomiques du site ou de l’application, s’est même développé.